48 Prompts zum Kopieren für Selbstständige und kleine Unternehmen, für Kundenmails, Angebote, erste Kunden, Social Media, Kundenservice, Verwaltung und Automatisierung. Sie funktionieren in ChatGPT, Claude, Gemini und Copilot. Die englische Version findest du hier (English).
Zu den Favoriten: Tipp auf ☆, um einen Prompt zu speichern. Deine Favoriten liegen nur in diesem Browser auf diesem Gerät, nichts wird an uns geschickt. Wenn du deine Browserdaten löschst oder ein privates Fenster nutzt, sind sie weg.
Tipp: Lass Namen, Adressen und andere persönliche Daten deiner Kunden weg oder ersetz sie durch Platzhalter, bevor du etwas in ein KI-Tool einfügst.
Heikle Antworten, Erinnerungen und Nachfassen. Genau die Mails, die tagelang im Entwurfsordner liegen, weil sie niemand gern schreibt.
Mehr dazu: Buch 3, Das KI-Backoffice →
Hier ist eine E-Mail von einem Kunden: [E-Mail einfügen]. Schreib eine freundliche, ruhige Antwort. Ich möchte [dein Ziel, z. B. die Zusatzarbeit ablehnen / unter Bedingungen zusagen / um mehr Zeit bitten]. Höchstens 150 Wörter, kein Fachjargon, am Ende ein klarer nächster Schritt. Versprich nichts, was ich nicht erwähnt habe.
Schreib eine höfliche erste Zahlungserinnerung für Rechnung [Nummer] vom [Datum] über [Betrag]. Der Kunde ist [Name], wir verstehen uns gut, und das soll so bleiben. Nenn das Fälligkeitsdatum [Datum] und lass einen Platzhalter für meine Bankverbindung. Herzlich, aber klar. Schreib danach eine bestimmtere zweite Version, die ich 10 Tage später schicken kann.
Mach aus diesen Notizen eine klare E-Mail an [Empfänger]: [deine Stichpunkte]. Ziel der Mail: [Ziel]. Kurze Absätze, ein Betreff, der sagt, worum es geht, und ein freundlicher Schluss. Es soll klingen, als hätte ein Mensch sie geschrieben, nicht ein Konzern.
Am [Datum] habe ich [Empfänger] wegen [Thema] geschrieben und keine Antwort bekommen. Schreib eine kurze, lockere Nachfass-Mail (höchstens 80 Wörter), die weder drängelt noch beleidigt klingt. Mach es der Person leicht, auch Nein zu sagen.
Ein Kunde hat mich gebeten, [Anfrage]. Ich möchte absagen, weil [dein ehrlicher Grund]. Schreib eine freundliche Mail, die klar Nein sagt, es in ein, zwei Sätzen erklärt und [Alternative, z. B. einen späteren Termin / eine kleinere Version / eine Kollegin] vorschlägt. Ohne übertriebene Entschuldigungen.
Hier sind Betreffzeilen und erste Sätze von [Anzahl] E-Mails: [einfügen]. Sortier sie in: heute beantworten, diese Woche beantworten, abgeben oder automatisieren, archivieren. Schreib zu jeder Mail aus „heute beantworten“ einen Satz, was in der Antwort stehen muss.
Aus groben Notizen ein klares Angebot machen, Pakete schnüren und auf „Das ist teurer als gedacht“ gelassen reagieren.
Mehr dazu: Buch 2, Kunden mit KI gewinnen →
Ich arbeite als [Beruf]. Schreib ein klares Angebot für [Kunde] auf Basis dieser Notizen: [Umfang, Stunden, Material, Termin]. Aufbau: das Ziel des Kunden in zwei Sätzen, was enthalten ist, was nicht enthalten ist, Zeitplan, Preis [Preis], nächster Schritt. Einfache Sprache, keine Werbefloskeln.
Ich biete [Leistung] für [Zielgruppe] an. Hilf mir, drei Pakete (klein, mittel, groß) zu bauen, die sich darin unterscheiden, was sie lösen, nicht nur in der Menge. Für jedes: ein Name, was enthalten ist, für wen es passt und ein Platzhalter für den Preis. Sag mir, welches Paket die meisten nehmen sollten und warum.
Hier ist mein Angebot: [Angebot einfügen]. Liste alles auf, was ein Kunde vernünftigerweise für enthalten halten könnte, aber nicht enthalten ist. Schreib dann einen kurzen, freundlichen Abschnitt „Nicht enthalten“, damit es später keine Missverständnisse gibt.
Ein Interessent hat gesagt: „[Einwand, z. B. Das ist mehr, als ich erwartet habe]“. Mein Angebot: [kurze Beschreibung und Preis]. Schreib drei mögliche Antworten: eine, die den Nutzen erklärt, eine, die einen kleineren Umfang anbietet, und eine, die freundlich beim Preis bleibt. Jede unter 100 Wörtern und immer respektvoll.
Lies dieses Angebot so, als wärst du [Kundentyp, z. B. die vielbeschäftigte Inhaberin einer kleinen Bäckerei]: [Angebot einfügen]. Was ist unklar? Was würde dich zögern lassen? Was würdest du fragen, bevor du zusagst? Schlag danach konkrete Änderungen vor.
Am [Datum] habe ich [Kunde] ein Angebot für [Projekt] geschickt. Schreib eine kurze Nachfass-Mail, die fragt, ob es noch Fragen gibt, ein 15-minütiges Telefonat anbietet und [ein Detail aus dem Projekt] erwähnt, damit sie nicht nach Vorlage klingt.
Mit wem du sprichst, was du zuerst schreibst und was du im ersten Gespräch fragst. Bevor du Fremde anschreibst, prüf die Regeln bei dir: In vielen EU-Ländern sind unaufgeforderte E-Mails eingeschränkt, auch an Firmen.
Mehr dazu: Buch 2, Kunden mit KI gewinnen →
Ich biete [Leistung] in [Region oder online] an. Nenn mir 10 konkrete Arten von Firmen oder Personen, die das wahrscheinlich brauchen und bezahlen können. Zu jeder: warum sie es brauchen könnten, wo ich sie finde und eine Frage, mit der ich prüfe, ob sie das Problem wirklich haben.
Hier sind öffentliche Infos über [Firma]: [Text von der Website, Über-uns-Seite oder aktuellen Posts einfügen]. Fass zusammen, was sie machen und wer ihre Kunden sind, und nenn 3 Probleme, bei denen meine Leistung [Leistung] helfen könnte. Kennzeichne klar, was nur eine Vermutung ist.
Schreib eine kurze erste Nachricht an [Name] bei [Firma] über [E-Mail / LinkedIn]. Mir ist [etwas Konkretes] aufgefallen. Ich helfe [Zielgruppe] bei [Ergebnis]. Höchstens 90 Wörter, keine Schmeicheleien, kein „Ich hoffe, es geht Ihnen gut“, und am Ende eine einfache Frage.
Ich habe ein 20-minütiges Gespräch mit einem möglichen Kunden, einem [Art der Firma], über [Thema]. Gib mir 8 offene Fragen, mit denen ich sein eigentliches Problem, sein Budget und den Entscheider verstehe. Fang mit leichten Fragen an und werde zum Ende hin direkter.
Schreib eine kurze, natürliche Nachricht an einen Kunden, für den ich gerade [Projekt] abgeschlossen habe. Bedank dich, erwähne [ein konkretes Ergebnis oder Detail] und frag, ob er ein, zwei Leute kennt, die etwas Ähnliches brauchen könnten. Ohne Druck, leicht zu ignorieren.
Meine Geschäftsidee: [Idee]. Zielgruppe: [wer]. Mach einen einfachen 7-Tage-Plan, mit dem ich herausfinde, ob Leute das wirklich wollen, über Gespräche statt über etwas Gebautes. Für jeden Tag: eine Aufgabe unter einer Stunde und was ich daraus lernen soll.
Posts, die nach dir klingen, Ideen für einen ganzen Monat und kurze Video-Skripte. Die KI liefert den ersten Entwurf, deine eigenen Beispiele machen ihn lesenswert.
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Mein Business: [was du machst und für wen]. Mach aus dieser einen Idee 5 Posts für [Plattform]: [Idee oder Erlebnis]. Jeweils ein anderer Blickwinkel: ein Tipp, ein Fehler, den man vermeiden sollte, ein Moment aus meiner Arbeit, eine Frage an meine Leser, ein Blick hinter die Kulissen. Kurze Sätze, so wie ich rede. Lass [Klammern] überall dort, wo ich ein echtes Detail ergänzen muss.
Hier sind drei Posts, die ich selbst geschrieben habe: [einfügen]. Beschreib meinen Stil in 5 Stichpunkten. Schreib dann diesen Entwurf in genau dem Stil um: [Entwurf]. Behalte meine eigenen Worte, wo es geht.
Schreib 10 verschiedene erste Sätze für einen Post über [Thema] für [Zielgruppe]. Misch Fragen, klare Aussagen und überraschende Fakten (markier jeden Fakt, den ich prüfen muss). Kein Clickbait und keine Wörter wie „Gamechanger“.
Ein Kunde hat mich gefragt: „[Frage]“. Schreib einen hilfreichen Post für [Plattform], der sie in unter 150 Wörtern beantwortet, ohne den Kunden zu nennen. Lade am Ende dazu ein, mir die eigene Frage zu schicken.
Erstell einen Content-Plan für [Plattform] für die nächsten 4 Wochen, [Anzahl] Posts pro Woche, für ein(e) [Art des Business], das [Zielgruppe] erreichen will. Mischung aus hilfreichen Tipps, Blick hinter die Kulissen, Kundenfragen und Angeboten (höchstens jeder fünfte Post). Als Tabelle mit Datum, Thema, Format und einer Idee in einem Satz.
Schreib ein 45-Sekunden-Skript für ein kurzes Video (Reels, TikTok oder Shorts) über [Thema]. Aufbau: ein erster Satz, bei dem man dranbleibt, drei kurze Punkte, ein einfacher Schlusssatz. Notier dazu, was man im Bild sieht. Gesprochene Sprache, keine Schriftsprache.
Blog-Gliederungen, Website-Texte, Newsletter und FAQs. Für die Texte, die du schon lange schreiben wolltest und immer wieder verschiebst.
Mehr dazu: Buch 1, KI-Startklar →
Ich möchte einen Blogartikel über [Thema] für [Zielgruppe] schreiben. Nenn die 8 Fragen, die Leute dazu am ehesten bei Google eintippen. Bau daraus eine Gliederung mit H2-Überschriften, die sie in sinnvoller Reihenfolge beantwortet.
Überarbeite diesen Text so, dass ihn jemand mit wenig Zeit beim ersten Lesen versteht: [Text]. Kürzere Sätze, aktiv statt passiv, kein Fachjargon. Füg keine neuen Behauptungen hinzu. Zeig mir danach die 3 größten Änderungen und warum du sie gemacht hast.
Hilf mir bei meiner Über-mich-Seite. Fakten über mich: [Werdegang, warum ich angefangen habe, was ich mache, für wen, wie ich arbeite]. In der Ich-Form, herzlich und konkret, höchstens 250 Wörter. Nutze nur die Fakten, die ich dir gegeben habe, und markier die Stellen, an denen ein echtes Beispiel von mir den Text stärker machen würde.
Mach aus diesen Notizen meiner Woche einen kurzen Newsletter für meine Kunden: [Notizen]. Ein Hauptthema, ein praktischer Tipp und ein kleines Update aus meinem Business. Ein freundlicher Betreff. Unter 300 Wörtern.
Ich biete [Leistung] an. Schreib die 8 Fragen, die Interessenten vor dem Kauf am häufigsten haben (Preis, Ablauf, Dauer, was passiert, wenn es nicht klappt und so weiter), mit kurzen, ehrlichen Antworten. Lass [Platzhalter] überall dort, wo du meine echten Angaben brauchst.
Hier ist ein Text von mir: [einfügen]. Mach daraus 1 LinkedIn-Post, 1 kurzen Newsletter-Abschnitt, 3 Posts für X und 1 Instagram-Caption. Die Kernaussage bleibt, Länge und Ton passt du an den jeweiligen Kanal an.
Ruhige Antworten an verärgerte Kunden, Textbausteine für die Fragen, die jede Woche kommen, und eine Willkommensmail, die neue Kunden wirklich lesen.
Mehr dazu: Buch 6, KI-Agenten für Selbstständige →
Ein Kunde hat geschrieben: [Nachricht einfügen]. Er ist verärgert wegen [Problem]. Schreib eine Antwort, die das Problem anerkennt, ohne Ausreden zu suchen, erklärt, was ich tue ([deine Lösung]), und einen klaren Zeitrahmen nennt. Ruhig und menschlich, ohne Floskeln.
Diese Fragen bekomme ich immer wieder: [Liste]. Schreib zu jeder eine kurze, freundliche Vorlage, mit [Platzhaltern] für die Details, die sich ändern. Ich speichere sie mir als Textbausteine.
Hier sind [Anzahl] Beschwerden oder schlechte Bewertungen: [einfügen]. Gruppier sie nach der eigentlichen Ursache. Schlag zu jeder Ursache eine praktische Änderung an meinen Abläufen vor und einen Satz, den ich in einer öffentlichen Antwort nutzen kann.
Schreib eine Antwort auf diese [positive / negative] Bewertung auf [Plattform]: [Bewertung]. Bedank dich ehrlich, greif ein konkretes Detail aus der Bewertung auf und bleib unter 70 Wörtern. Wenn sie negativ ist, lade die Person ein, sich unter [Kontakt] zu melden, statt öffentlich zu diskutieren.
Schreib eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung für meine Kunden, wie sie [Aufgabe, z. B. einen Termin buchen / sich auf unser erstes Treffen vorbereiten]. Nummerierte Schritte, ein Handgriff pro Schritt, und am Ende ein kurzer Abschnitt „Falls etwas nicht klappt“.
Schreib eine Willkommensmail für neue Kunden meiner [Leistung]. Mit dabei: was als Nächstes passiert, was ich von ihnen brauche ([Liste]), wie und wann sie mich erreichen und was sie in den ersten [Zeitraum] erwarten können. Herzlich und gut gegliedert.
Die Woche planen, aus Notizen eine To-do-Liste machen und Belege sortieren, bevor das Steuerbüro danach fragt.
Mehr dazu: Buch 3, Das KI-Backoffice →
Das steht diese Woche alles an: [Aufgaben, Fristen, Termine]. Ich habe ungefähr [Anzahl] Arbeitsstunden. Mach einen realistischen Plan nach Tagen, leg das Wichtigste auf die Vormittage, plan 20 % Puffer ein und sag mir, was ich streichen oder verschieben sollte.
Hier sind meine groben Notizen (oder ein Transkript) aus einem Termin mit [wem]: [einfügen]. Mach daraus eine Zusammenfassung in 5 Zeilen, eine Liste der Entscheidungen und eine To-do-Liste mit wer, was, bis wann. Markier alles, was unklar ist.
Ich möchte festhalten, wie ich [wiederkehrende Aufgabe] erledige, damit ich es wiederholen oder abgeben kann. So mache ich es ungefähr: [beschreiben]. Mach daraus eine klare Checkliste mit den Schritten, den Tools, die ich nutze, und den Fehlern, die am häufigsten passieren.
Hier ist eine Liste meiner Ausgaben in diesem Monat: [Liste mit Datum, Anbieter, Betrag einfügen]. Sortier sie in Kategorien ([deine Kategorien, oder schlag welche vor]), markier alles, was ungewöhnlich oder doppelt aussieht, und zeig die Summe pro Kategorie als Tabelle. Ich prüfe alles mit meinem Steuerbüro.
So habe ich meine letzte Arbeitswoche ungefähr verbracht: [Tätigkeiten und Stunden]. Welche Aufgaben könnte ich mit Vorlagen, KI-Entwürfen oder einfachen Automatisierungen verkürzen? Sortier nach möglicher Zeitersparnis und danach, wie leicht der Einstieg ist.
Ich habe einen Termin beim Steuerbüro zum Thema [Thema]. Hilf mir bei der Vorbereitung: Welche Fragen sollte ich stellen, welche Unterlagen mitbringen, und welche Begriffe sollte ich vorher verstehen, einfach erklärt. Keine Steuerberatung, nur eine gute Vorbereitung.
Prompts, mit denen du Workflows in Make, Zapier oder n8n planst und reparierst, auch wenn du noch nie einen gebaut hast.
Mehr dazu: Buch 4, Automatisieren ohne Code → · Du willst das für andere Firmen einrichten? Buch 5 →
Das sind meine wiederkehrenden Aufgaben: [Liste, jeweils wie oft und wie lange]. Welche eignen sich für eine Automatisierung mit Tools wie Make, Zapier oder n8n, und welche sollte ich lieber selbst machen? Erklär es kurz und sortier nach Aufwand im Vergleich zur gesparten Zeit.
Das soll automatisch passieren: Wenn [Auslöser, z. B. jemand mein Kontaktformular ausfüllt], dann [Aktionen, z. B. in eine Tabelle eintragen, eine Bestätigung schicken, mich am nächsten Tag erinnern]. Ich nutze [Tools]. Erklär den Workflow Schritt für Schritt als Auslöser und Aktionen für Einsteiger in [Make / Zapier / n8n] und sag mir, wo es oft hakt.
In diesem Workflow schreibt eine KI automatisch [was, z. B. Antwortentwürfe]: [Workflow beschreiben]. An welchen Stellen sollte ein Mensch das Ergebnis prüfen, bevor es rausgeht? Schlag Kontrollpunkte vor und sag, worauf ich jeweils achten soll.
In meiner Automatisierung soll ein KI-Schritt [Aufgabe, z. B. eingehende Mails in „Anfrage“, „Rechnung“ und „Sonstiges“ sortieren]. Schreib die Anweisung für diesen Schritt: klare Regeln, zwei, drei Beispiele und was zu tun ist, wenn sie unsicher ist. Ausgabe soll nur [Format, z. B. ein Wort] sein.
Meine Automatisierung in [Tool] funktioniert nicht mehr. Das soll sie tun: [Beschreibung]. Die Fehlermeldung: [einfügen]. Erklär mir in einfachen Worten, was der Fehler wahrscheinlich bedeutet und was ich der Reihe nach prüfen sollte.
Ich plane diese Automatisierungen: [Liste, jeweils wie oft pro Monat sie laufen]. Hilf mir abzuschätzen, wie viele Operationen oder Tasks das pro Monat sind und welchen Tarif von [Tool] ich wahrscheinlich brauche. Sag mir, welche Zahlen ich auf der Preisseite des Tools noch einmal prüfen sollte.
Kein Prompt passt. Probier ein anderes Wort oder .
Ja. Du kannst alle für dein eigenes Business nutzen, so oft du willst. Ohne Konto und ohne E-Mail-Adresse.
Nein. Sie funktionieren genauso in Claude, Gemini, Microsoft Copilot oder anderen KI-Chats. Für die meisten reicht die kostenlose Version.
Dort kommen deine eigenen Angaben hin, zum Beispiel die Mail des Kunden, deine Leistung oder dein Termin. Je konkreter du bist, desto besser wird die Antwort. Ohne deine Angaben bekommst du einen allgemeinen Text.
Sei vorsichtig. Lass Namen, Adressen und alles Sensible weg oder ersetz es durch Platzhalter. Prüf die Datenschutz-Einstellungen deines KI-Tools und, wenn du es geschäftlich nutzt, ob du einen Auftragsverarbeitungsvertrag brauchst. In Buch 1 gibt es ein eigenes Kapitel zu Datenschutz und Qualitätskontrolle.
Nur in deinem eigenen Browser auf diesem Gerät (im lokalen Speicher). Wir sehen sie nicht und können sie auch nicht wiederherstellen. Wenn du Browserdaten löschst, ein privates Fenster nutzt oder das Gerät wechselst, sind sie weg. Mit „Alle Favoriten kopieren“ sicherst du sie dir an einem anderen Ort.
Hak deine Aufgaben an und bekomm eine vorsichtige Schätzung in Stunden pro Woche und Monat, mit allen Annahmen erklärt.
Stunden ausrechnen →
Zehn Prompts zum Kopieren für die kleinen Aufgaben, die deine Woche auffressen: E-Mails sortieren, Anfragen beantworten, Angebote, Nachfassen, Gesprächsnotizen und freundliche Zahlungserinnerungen. Mit einem Zeitprotokoll siehst du, was dir KI wirklich spart. 12 Seiten, Deutsch und Englisch. Es ist kostenlos. Payhip fragt nur nach deiner E-Mail-Adresse, damit es dir den Download schicken kann.
